Condiciones de uso y contratación

1. Objeto y aceptación

Estas condiciones regulan el acceso, el registro, la contratación y el uso de AutoBill. Al crear una cuenta con el enlace de acceso se aceptan estas condiciones y se informa de la política de privacidad. Antes de cualquier pago, la persona usuaria puede consultarlas y debe aceptarlas expresamente en la pantalla de pago.

Se aplican las condiciones vigentes en el momento de cada contratación, sin perjuicio de las modificaciones válidamente incorporadas después (apartado 18).

2. Personas destinatarias

AutoBill está pensado para personas que ejercen una actividad económica por cuenta propia, profesionales y titulares de negocios que necesitan organizar justificantes de gastos. Para registrarse hay que tener capacidad legal para contratar y facilitar datos verdaderos. Quien actúe en nombre de otra persona o empresa debe tener facultades para ello.

3. Servicio

1. Subida de fotografías de facturas y tickets (PDF, JPEG o PNG).
2. Subida de documentos en PDF.
3. Visualización y revisión de los datos de cada documento.
4. Organización por trimestres naturales.
5. Generación y descarga de un ZIP con los originales, un resumen CSV y una nota explicativa.

En los PDF y en las fotos, el servicio propone algunos datos (proveedor, fecha, importes) para que la persona los confirme o corrija; si una foto no se puede leer, los escribe ella mirando el original. Durante el piloto el servicio es gratuito; las condiciones económicas de los apartados 8 a 12 se aplican desde que se active la contratación de pago.

Se podrán incorporar mejoras sin alterar injustificadamente las prestaciones esenciales contratadas.

4. Límites del servicio

AutoBill es una herramienta auxiliar de organización documental. Por tanto:

• No elabora declaraciones de IVA, IRPF ni de otros tributos.
• No determina si un gasto es deducible.
• No verifica la autenticidad, validez jurídica o suficiencia tributaria de las facturas.
• No garantiza que un justificante cumpla los requisitos formales de la normativa.
• No sustituye a un programa de contabilidad cuando sea necesario.
• No presenta modelos tributarios ni los envía a ninguna autoridad.
• No es un archivo legal o fiscal certificado ni un libro registro oficial.

Usar AutoBill no exime de conservar la documentación conforme a las obligaciones legales de cada persona.

5. Revisión y exactitud de los datos

La persona usuaria debe comprobar que los datos de cada documento son correctos antes de descargar el paquete: importes, fechas, proveedor, número de factura y demás datos relevantes. Los datos propuestos automáticamente son auxiliares y pueden contener errores; por eso se muestran como «Detectado: revísalo» y no se exportan hasta que la persona los confirma. Incluir un gasto en el CSV no supone validar su tratamiento fiscal.

AutoBill responde, en los términos legales, de los errores causados por un funcionamiento defectuoso de la propia plataforma.

6. Titularidad de los documentos

La persona usuaria conserva la titularidad y los derechos sobre los documentos e información que sube. Concede a AutoBill una autorización limitada, no exclusiva y por el tiempo necesario para almacenarlos, reproducirlos técnicamente, organizarlos, extraer datos estructurados y exportarlos, solo para prestar el servicio y seguir sus instrucciones. No supone cesión de propiedad intelectual ni permite comercializarlos.

Los documentos no se usan para publicidad ni para entrenar modelos de inteligencia artificial, propios o de terceros.

7. Obligaciones de la persona usuaria

1. Facilitar información veraz.
2. Proteger el acceso a su correo electrónico, porque es por donde llega el enlace para entrar, y avisar de cualquier acceso no autorizado.
3. No reenviar ni compartir los enlaces de acceso.
4. Subir solo documentos que tenga derecho a tratar.
5. Evitar datos personales excesivos o innecesarios, en especial categorías especiales de datos.
6. Revisar la información antes de entregarla a su gestoría.
7. Conservar las copias y justificantes que exija la ley.
8. No usar el servicio para almacenar o distribuir contenido ilícito.

8. Planes y precios

• Plan trimestral: 9 € más los impuestos aplicables (IVA del 21 %) por cada periodo de tres meses.
• Plan anual: 29 € más los impuestos aplicables (IVA del 21 %) por cada periodo de doce meses.

El plan da acceso al servicio durante su vigencia, que se cuenta desde la activación. El precio, los impuestos y el importe total se muestran antes de pagar. Cada cobro se documenta con su factura.

9. Contratación electrónica

1. Elección del plan.
2. Identificación con el correo de la cuenta.
3. Datos de facturación (nombre o razón social, NIF y dirección).
4. Resumen del pedido con el importe total.
5. Aceptación expresa de estas condiciones.
6. Confirmación de la obligación de pago.
7. Pago a través del proveedor de pagos (Stripe).
8. Confirmación y factura por correo electrónico, en un soporte que se puede guardar.

Antes de pagar se pueden revisar y corregir los datos. La contratación se hace en español. AutoBill conserva constancia de cada contratación y de la versión de las condiciones aceptadas durante los plazos legales.

10. Renovación

El plan se renueva automáticamente por periodos iguales, salvo que la persona desactive la renovación antes del siguiente cobro. La fecha de renovación, el importe y la periodicidad se muestran antes de contratar, y la autorización para los cargos recurrentes se pide de forma expresa al pagar.

11. Cancelación

La renovación se puede cancelar en cualquier momento escribiendo a asesoriaygestion.mar@autobill.lat, sin justificar el motivo y sin penalización. El servicio sigue disponible hasta el final del periodo pagado.

12. Impagos

Si un cobro no se puede efectuar, se avisará y se facilitará actualizar el medio de pago. Ante un impago persistente, el servicio podrá suspenderse o terminar con un aviso previo razonable. El tratamiento de los documentos durante la suspensión y su eliminación siguen la política de privacidad y el encargo del tratamiento.

13. El paquete trimestral

El ZIP de cada trimestre contiene:

• Los originales seleccionados, sin modificar.
• Un archivo CSV con los datos confirmados por la persona usuaria (formato csv-v1).
• Una nota (LEEME.txt) que explica el contenido, la selección y los avisos.

Preparar el paquete no implica una revisión profesional de los justificantes. La persona usuaria revisa su contenido y lo entrega ella misma a su gestoría.

14. Conservación y recuperación

Los documentos se conservan mientras la cuenta esté activa, hasta que la persona los elimine o tras 12 meses sin actividad. Se pueden descargar en cualquier momento con el paquete de cada trimestre. Eliminar un documento o la cuenta es inmediato y no tiene periodo de recuperación, por lo que se recomienda descargar antes los paquetes y guardar una copia propia de los justificantes.

15. Disponibilidad y mantenimiento

AutoBill aplica medidas técnicas y organizativas proporcionadas a los riesgos del servicio. Puede haber interrupciones por mantenimiento, actualizaciones o incidencias de los proveedores. Las operaciones programadas que afecten de forma significativa se avisarán cuando sea razonablemente posible. Esto no limita las obligaciones legales de seguridad, diligencia y conformidad.

16. Suspensión por uso indebido

Ante fraude, intentos de intrusión, software malicioso o incumplimientos graves se podrán adoptar medidas proporcionadas. Cuando sea posible se comunicará la causa y cómo pedir una revisión. No se restringirá arbitrariamente el acceso a documentos legítimos ni se eliminarán datos incumpliendo la ley.

17. Responsabilidad

AutoBill responde de los daños que legalmente le sean imputables. La persona usuaria responde de la información que incorpora y del uso que hace de los resultados. La información exportada no es una recomendación fiscal. Nada en estas condiciones excluye la responsabilidad por dolo, negligencia grave, infracciones de protección de datos o cualquier otro supuesto en que la ley no permita limitarla.

18. Modificaciones

Estas condiciones se pueden actualizar por motivos jurídicos, técnicos, de seguridad u organizativos justificados. Si un cambio afecta de forma relevante al precio o a prestaciones esenciales de una suscripción vigente, se avisará con antelación razonable y se respetarán los derechos de oposición, resolución o reembolso aplicables. Los cambios no afectan retroactivamente a derechos ya adquiridos.

19. Legislación y controversias

Se aplica la legislación española, respetando las normas imperativas de la Unión Europea. Las controversias se someten a los juzgados y tribunales competentes; cuando la persona usuaria sea consumidora, no se le impondrá un fuero que la prive de su protección. Antes de acudir a los tribunales se puede pedir una solución amistosa escribiendo a asesoriaygestion.mar@autobill.lat.